Winoffice Prime Online-Hilfe

Gutschrifts-/Belastungsanzeige abstimmen

Wird mit Hilfe der Aktion Auszug Importieren in der Ansicht Gutschrifts-/Belastungsanzeigen eine camt.054 Datei (BESR Gutschrifts-/Belastungsanzeige) importiert, so werden die darin enthaltenen Einzelanzeigen weitgehend automatisch verarbeitet. Im Gegensatz zu dem zuvor verwendeten .v11 Dateiformat, welches lediglich Debitorenzahlungseingänge enthielt, kann eine camt.054 Datei sowohl Debitorenzahlungseingangs- als auch Kreditorenzahlungsausgangs-Meldungen enthalten. Mit anderen Worten werden für die einzelnen Gutschriften und Belastungen in Winoffice Prime Debitoren- bzw. Kreditorenzahlungen erstellt und die mittes ESR Referenz oder End-to-End ID zuweisbaren Rechnungen ausgeglichen. Sind alle Zahlungen eines Zahlungsauftrages ausgeglichen, so wird auch der Zahlungsauftrag bestätigt und abgeschlossen.

In bestimmten Fällen ist ein automatisches Abstimmen nicht möglich:

- Kunde leistet eine Doppelzahlung mit der selben ESR Referenznummer

- Eine Gutschrifts-/Belastungsanzeige soll abgestimmt werden, nachdem die entsprechende Rechnung bereits mittels manueller Zahlung oder Gutschrift ausgeglichen wurde.

- Eingang einer Zahlung ohne vorhandene Rechnung (z.B. bei Voraus- oder Akontozahlungen).

- Kunde verwendet für seine Zahlung die IBAN statt der ESR Referenznummer

- Es werden von der Bank Transaktionsgebühren auf der Gutschrift oder der Belastung erhoben.

Diese Fälle sowie das allgemeine Vorgehen zum manuellen Abstimmen von Gutschrifts- und Belastungsanzeigen werden im untenstehenden Kapitel erläutert.

Werden sowohl Gutschrifts-/Belastungsanzeigen (camt.054) als auch Kontoauszüge (camt.053) importiert, so wird empfohlen jeweils die camt.054 Datei vor der camt.053 Datei zu importieren und abzustimmen

Manuelles Abstimmen

Wird eine Doppelzahlung geleistet (z.B. weil ein Kunde irrtümlich eine Rechnung mehrfach bezahlt oder für seine Zahlung mehrmals die gleiche ESR Referenznummer verwendet) oder wird eine Rechnung durch eine Gutschrift oder manuell erstellte Zahlung ausgeglichen, bevor die camt.054 Datei importiert wird, so kann Winoffice Prime die betr. Zeile der Gutschrifts-/Belastungsanzeige nicht eindeutig zuordnen und lässt diese im Status Offen.

Bei der Auswahl dieser Zeile im oberen Teil des Abstimmfensters wird im unteren Teil die mittels ESR Referenznummer identifizierte Rechnung in grauer Schrift angezeigt. Die Schriftfarbe zeigt an, dass die Rechnung bereits durch eine Zahlung oder Gutschrift ausgeglichen wurde.

- Wurde die Rechnung irrtümlich doppelt bezahlt?

- Wurde die Rechnung bereits manuell ausgeglichen?

Dann kann in der Toolbar der unteren Fensterhälfte auf Abstimmen geklickt werden. Es wird eine Systemmeldung angezeigt, welche darauf hinweist, dass die betr. Rechnung bereits ausgeglichen ist.

- Wurde die Rechnung irrtümlich doppelt bezahlt? Mit Klick auf JA wird eine weitere Zahlung generiert und die Zeile der Gutschrifts-/Belastungsanzeige wird abgestimmt.

- Wurde die Rechnung bereits manuell ausgeglichen? Mit Klick auf Nein, wird die Zeile der Gutschrifts-/Belastungsanzeige ohne das Erstellen einer weiteren Zahlung abgestimmt.

Wird eine Zahlung geleistet, ohne dass für diese in Winoffice Prime eine entsprechende Rechnung existiert oder wird eine Rechnung statt mittels ESR Referenzzeile als IBAN Zahlung ausgeführt, so besteht keine Möglichkeit, die Zahlung eindeutig einer Rechnung zuzuweisen. In diesen Fällen kann eine Gutschrift oder Belastung auch manuell abgestimmt werden.

Trifft Winoffice Prime auf eine Gutschrift oder Belastung ohne ESR Referenz, so versucht es, anhand des Betrages, des Datums und anderer Parameter eine noch nicht ausgeglichene Rechnung zu finden und schlägt diese zur Abstimmung vor. Gelingt es nicht, eine passende Rechnung zu finden, so werden im unteren Teil des Fensters in separaten Registern sämtliche existierenden Verkaufs- und Einkaufsdokumente sowie alle Fibubelege zur Auswahl gestellt. In jedem Register existieren spezielle Filter, mit Hilfe derer die angezeigten Belege nach den Eigenschaften (Referenznummer, Betrag, Datum und Währung) der Gutschrift/Belastung eingegrenzt werden können. Auf diese Weise können z.B. IBAN Zahlungen einer bestehenden Rechnung zugewiesen und abgestimmt werden. Dazu genügt es, den Beleg in der unteren Hälfte des Fensters zu markieren und in der Toolbar auf Abstimmen zu klicken.

Existiert noch gar kein passender Beleg, so kann die Gutschrift/Belastung auch mit einer manuell erstellten Zahlung abgestimmt werden. Zum Erfassen einer solchen manuellen Zahlung kann die Aktion Zahlung erfassen in der Toolbar gewählt werden.

Sollen Gutschriften/Belastungen nicht als reine Bilanzbuchungen (Zahlung) verbucht und abgestimmt werden, sondern liegt ihnen auch ein Ertrag oder Aufwand zugrunde (z.B. bei Belastung von Transaktionsgebühren), so kann im Register Finanzen ein Einzel- oder Sammelbeleg erfasst werden, welcher beim Speichern und Schliessen automatisch mit der ausgewählten Gutschrift/Belastung abgestimmt wird.

Transaktionegebühren werden von Banken entweder bei jeder Gutschrift/Belastung oder gesammelt am Ende einer Periode (z.B. pro Monat oder Quartal) belastet. Damit die Gutschrifts-/Belastungsanzeige die der Kontoführungspraxis der Bank entsprechende Abstimmung erlaubt, muss in den Einstellungen des Bankkontos die korrekte Gebührenverarbeitungsart hinterlegt sein.